Je souhaite faire une retenue de caution, comment ça marche ?

Vous souhaitez faire une retenue de caution suite au départ d'un voyageur ? Pas de panique, cela arrive et nous allons gérer le dossier pour vous. Attention cependant : votre rôle est important. Les conditions des sites de réservations sont généralement assez strictes quant aux procédures. Il faut donc être rapide et préparer un dossier le plus précis et le plus complet possible. 

Dans quels cas puis-je faire une demande ?

Le dépôt de garantie sert, en premier lieu, à couvrir les réparations en cas de dégradations causées par les voyageurs. Les demandes de retenues de caution sont ainsi faites dans les cas suivants : 

• Dégradations matérielles nécessitant rachat ou réparation.
• Frais de nettoyage imprévus dus à un état de saleté anormal du logement, allant au-delà du ménage de fin de séjour normalement compris dans la location. Ex : dépenses de pressing pour détacher un tapis, des heures de nettoyage supplémentaires dans le cas d’un logement laissé sans dessus-dessous, etc. Attention, des factures professionnelles seront obligatoires pour appuyer les montants demandés.

Nous ne serons pas en mesure de faire de retenue pour des :

• Dommages liés à une usure normale dans le cas d’une utilisation raisonnable. Ex : panne d’un appareil électroménager qui a déjà plusieurs années, manivelle des volets présentant des signes d’usure, etc.
• Casses accidentelles de vaisselle (dans un cadre raisonnable). Ex : un bol fêlé, une assiette cassée, un verre ébréché, etc.
• Services supplémentaires proposés par la conciergerie non réglés par les voyageurs. Ne faisant pas partie des prestations comprises dans la réservation initiale, nous ne sommes pas censés retenir ces sommes sur le dépôt de garantie. Ex : location de linge non payée, supplément arrivées tardives, déplacements pendant le séjour, etc. 

Que dois-je faire exactement pour constituer un dossier ?

Pour maximiser vos chances de succès, nous vous recommandons de suivre ces quelques conseils à la lettre : 

• Suite au départ d'un voyageur, n'attendez pas pour vérifier l'état du logement. Plus nous attendons pour monter un dossier, moins il a de chances d'être validé. Si un nouveau voyageur entre dans le logement avant la création du dossier, les chances de succès deviennent très faibles.
• Si vous constatez un incident lors de votre état des lieux, envoyez-nous immédiatement un e-mail à l'adresse [e-mail] avec : 
• Nom du logement
• Référence de la réservation concernée (ex : n° de réservation, nom du voyageur, dates de séjour)
• Explication des dégâts constatés
• Des photos et/ou vidéos (indispensables pour que la demande soit prise en compte). 
• Idéalement, vous pouvez aussi nous communiquer un montant estimatif à retenir. 

Dès que nous recevons votre e-mail, nous créons le dossier de caution. Nous serons certainement amenés à vous demander des pièces justificatives complémentaires plus tard mais le dossier doit être créé tout de suite. 

Conciergeries -> Pour des explications complémentaires, vous pouvez cliquer ici (notamment au niveau de la facturation de vos prestations de ménage supplémentaires).

Propriétaires -> Afin d’assurer un traitement rapide du dossier, fournissez-nous dans les 48h une liste détaillée des biens endommagés et/ou manquants, y compris une ventilation des coûts. Nous vous demanderons, pour chaque élément, de nous fournir un justificatif parmi la liste suivante : 

• Les reçus d'achat originaux pour tout article manquant ou endommagé
• Liens Web vers des articles similaires
• Site Web indiquant le coût moyen du service pour réparer ou remplacer l'article
• Devis ou facture sur papier à en-tête de l'entreprise
• Les reçus d'achat originaux pour tout article manquant ou endommagé
• Capture d'écran de la confirmation d'achat/d'expédition en ligne comprenant la date d'achat d'origine et le prix de chaque article

En possession de tous ces justificatifs, nous pourrons alors discuter sereinement avec la plateforme de réservation concernée ; qui prendra souvent une décision favorable au propriétaire.

A l'inverse, si votre dossier a été créé trop longtemps après le départ du voyageur ou s'il est incomplet, la plateforme de réservation aura tendance à soutenir le locataire.

A NOTER

L'ouverture d'un dossier de retenue de caution entache la relation avec le voyageur généralement. Nous vous invitons à le faire uniquement lorsque c'est justifié, pour ne pas pénaliser tous vos efforts pour proposer un logement de qualité et obtenir de bons avis clients.