Je souhaite faire une retenue de caution, comment ça marche ?

Vous souhaitez faire une retenue de caution suite au départ d'un voyageur ? Pas de panique, cela arrive et nous allons gérer le dossier pour vous. Attention cependant : votre rôle est important. Les conditions des sites de réservations sont généralement assez strictes quant aux procédures. Il faut donc être rapide et préparer un dossier le plus précis et le plus complet possible. 

Dans quels cas puis-je faire une demande ?

Le dépôt de garantie sert, en premier lieu, à couvrir les réparations en cas de dégradations causées par les voyageurs. Les demandes de retenues de caution sont ainsi faites dans les cas suivants : 

• Dégradations matérielles nécessitant rachat ou réparation.
• Frais de nettoyage imprévus dus à un état de saleté anormal du logement, allant au-delà du ménage de fin de séjour normalement compris dans la location et nécessitant au minimum le double de travail. Ex : dépenses de pressing pour détacher un tapis, des heures de nettoyage supplémentaires dans le cas d’un logement laissé sans dessus-dessous, etc. Attention, des factures professionnelles seront obligatoires pour appuyer les montants demandés.

Nous ne serons pas en mesure de faire de retenue pour des :

• Dommages liés à une usure normale dans le cas d’une utilisation raisonnable. Ex : panne d’un appareil électroménager qui a déjà plusieurs années, manivelle des volets présentant des signes d’usure, etc.
• Casses accidentelles et/ou disparition de vaisselle (dans un cadre raisonnable). Ex : un bol fêlé, une assiette cassée, un verre ébréché, etc.
• Services supplémentaires proposés par la conciergerie non réglés par les voyageurs. Ne faisant pas partie des prestations comprises dans la réservation initiale, nous ne pourrons pas retenir ces sommes sur le dépôt de garantie. Ex : location de linge non payée, supplément arrivées tardives, déplacements pendant le séjour, etc.
• Surconsommation électrique, ce n'est malheureusement pas une charge récupérable. La refacturation d'électricité est prohibée par la loi (décret du 23 décembre 1994 et article L331-1 du Code de l'énergie).

Que dois-je faire exactement pour constituer un dossier ?

Pour maximiser vos chances de succès, nous vous recommandons de suivre ces quelques conseils à la lettre : 

• Suite au départ d'un voyageur, n'attendez pas pour vérifier l'état du logement. Une demande de retenue de caution doit être déclarée dans les 48h maximum suivant le départ.
• Si vous constatez un incident lors de votre état des lieux, prenez immédiatement des photos et/ou vidéos, de différents points de vue si possible (indispensables pour que la demande soit prise en compte). Notre équipe se chargera ensuite de faire le tri.
• Ouvrez un dossier depuis votre interface Book&Pay. En savoir plus

Nous serons certainement amenés à vous demander des pièces justificatives complémentaires plus tard mais le dossier doit être créé tout de suite. 

Voici une liste non-exhaustive de documents à fournir dans une grande majorité des cas : 

• Les reçus d'achat originaux pour tout article manquant ou endommagé
• Liens Web vers des articles similaires
• Site Web indiquant le coût moyen du service pour réparer ou remplacer l'article
• Devis ou facture sur papier à en-tête de l'entreprise
• Rapport d'intervention d'un professionnel (appareils électroniques)
• Les reçus d'achat originaux pour tout article manquant ou endommagé
• Capture d'écran de la confirmation d'achat/d'expédition en ligne comprenant la date d'achat d'origine et le prix de chaque article

En possession de tous ces justificatifs, nous pourrons alors discuter sereinement avec la plateforme de réservation concernée ; qui prendra souvent une décision favorable au propriétaire.

A l'inverse, si votre dossier a été créé trop longtemps après le départ du voyageur ou s'il est incomplet, la plateforme de réservation aura tendance à soutenir le locataire.

A NOTER

L'ouverture d'un dossier de retenue de caution entache généralement la relation avec le voyageur. Nous vous invitons à y recourir uniquement lorsque c'est justifié, afin de ne pas pénaliser les efforts mis en oeuvre jusque là pour proposer un logement de qualité et obtenir de bons avis clients. 

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