Comment la gestion des interventions fonctionne-t-elle ?

Notre outil a pour objectif de vous permettre de gérer facilement vos interventions, c'est à dire de les planifier et des les attribuer à des membres de votre équipe. Il a été développé avec les équipes de l'agence Cocoonr, qui gère plusieurs milliers d'interventions chaque année dans les centaines de logements qu'elle gère.

Avant d'utiliser l'outil

• Si vous ne voyez pas l'onglet "Interventions" dans votre interface, cela signifie que l'option n'a pas encore été activée pour votre compte. L'activation est gratuite mais se fait sur demande afin de nous permettre que tout fonctionne correctement pour nos partenaires qui l'utilisent.
• Si vous n'êtes pas seul(e) à réaliser les accueils et ménage des logements que vous gérez (ce qui est probable si vous êtes partenaire Book&Pay), vous devez ajouter les membres de votre équipe dans l'outil afin de pouvoir leur affecter / proposer des missions.
• Lorsque nous recevrons une nouvelle réservations pour l'un de vos logements, nous créerons automatiquement un accueil et un ménage. Si vous constatez que des ménages ne sont pas créés, cela s'explique par le fait que nous avons besoin de connaître la durée du ménage pour pouvoir créer la mission et que cette information ne nous est pas parvenue. Vous pouvez mettre à jour cette information dans l'onglet "Logements" (https://bookandpay.fr/moncompte/partenaires/logements/). Pour ce faire, sélectionnez un logement, cliquez sur "Organisation des départs" et renseignez le temps nécessaire pour réaliser le ménage dans le logement concerné. 

Liste des interventions programmées

Toutes les interventions programmées sont visibles dans votre onglet "Interventions" (https://bookandpay.fr/moncompte/partenaires/interventions/). Vous pouvez consulter les interventions par jour ou par semaine. 

Les interventions en bleu sont prévues mais aucun membre de votre équipe n'est invité / affecté. 

Les interventions en gris sont prévues et un membre de votre équipe a été invité. Il n'a pas encore répondu favorablement à l'invitation.

Les interventions en vert sont programmées et un membre de votre équipe a été affecté. 

Ajout des interventions

Comme précisé un peu plus haut dans l'article, lorsque nous recevons une nouvelle réservations pour l'un de vos logements, nous créons automatiquement un accueil et un ménage.

L'accueil est automatiquement créé le jour de l'arrivée, sans horaire défini. Si vous souhaitez préciser l'heure, il suffit de cliquer sur l'accueil concerné dans la liste et de cliquer sur le bouton d'édition (voir image ci-dessous). 

Le ménage automatiquement est créé le jour du départ, à l'heure de check-out programmé au niveau du logement. Là-encore, vous pouvez modifier l'heure en suivant la même procédure que pour un accueil.

Au délà des interventions créés automatiquement, vous pouvez ajouter autant d'informations que vous le souhaitez dans l'onglet "Interventions" en cliquant sur le bouton "Ajouter une intervention". 

Affecter une intervention à un membre de l'équipe

Pour affecter une intervention à un membre de votre équipe, cliquez sur l'intervention concernée dans votre onglet "Interventions" (https://bookandpay.fr/moncompte/partenaires/interventions/). 

Une fois que vous êtes sur l'intervention, 2 possibilités s'offrent à vous : 

• Proposer la mission : il suffit de cliquer sur "Ajouter un ou plusieurs intervenant" et de cliquer sur le bouton "Proposer". Un e-mail sera automatiquement envoyé aux membres de votre équipes afin de leur proposer la mission. Vous pouvez proposer la mission à autant de personnes que vous souhaitez, le premier qui acceptera la mission sera alors affecté. 
• Affecter la mission (sans proposition) : si vous êtes certain qu'une personne de votre équipe va réaliser la mission, vous pouvez lui affecter directement, sans passer par le mécanisme de proposition. Il suffit pour ce faire de cliquer sur l'intervention concernée, de cliquer sur le bouton d'édition et de renseigner l'intervenant dans la case prévue à cet effet.

Qu'est ce qu'une fiche mission ?

Nous vous invitons à consulter notre article à ce sujet : Qu'est-ce qu'une fiche mission ? 

Comment renseigner les "Informations liées à l’accueil (transmises à l'intervenant·e)" et les "Informations liées au départ (transmises à l'intervenant·e)" ?

Nous distinguons 2 types d'informations que vous devez pouvoir transmettre à votre équipe pour une intervention : 

• les informations spécifiques, liées à l'intervention elle-même mais qu'il ne faut pas transmettre à chaque fois (ex pour un accueil : "Les voyageurs sont des amis du propriétaire, qui a laissé une caisse de vin sur la table du salon")
• les informations génériques, liées au logement, et qu'il faut transmettre à chaque accueil ou ménage (ex : "Lors du ménage, merci de penser à vérifier le barbecue et à prévenir la conciergerie s'il est sale, un supplément sera facturé aux voyageurs")

Les informations génériques sont à renseigner au niveau du logement. Vous pouvez donc mettre à jour ces informations dans l'onglet "Logements" (https://bookandpay.fr/moncompte/partenaires/logements/). Pour ce faire, sélectionnez un logement, cliquez sur "Organisation des départs" ou "Organisation des arrivées" et renseignez les champs "Informations liées à l’accueil (transmises à l'intervenant·e)" et ""Informations liées au départ (transmises à l'intervenant·e)". Ces informations seront automatiquement ajoutées à toutes les fiches missions des accueils ou ménages du logement concerné.

Les informations spécifiques sont quant à elles à renseigner au niveau de l'intervention elle-même. Pour ajouter un commentaire, il suffit de cliquer sur l'intervention concernée dans la liste et de cliquer sur le bouton d'édition. Le commentaire sera aussi ajouté à la fiche mission de la prestation mais uniquement pour la réservation concernée.

Un membre de mon équipe avait accepté une mission mais ne peut plus la réaliser. Comment faire ?

Pour modifier la personne qui va réaliser une intervention, rendez-vous dans l'intervention. La personne prévue est normalement affichée en vert et vous pouvez cliquer sur une croix pour lui retirer la mission. 

Une fois cette action réalisée, vous pouvez proposer la mission à de nouveaux prestataires ou l'affecter directement à un membre de votre équipe, comme si Jessica ne l'avait jamais acceptée.

Je veux supprimer une intervention pour ne plus la voir dans mon calendrier, est-ce possible ?

Pour supprimer une intervention, rendez-vous dans l'intervention concernée et cliquez sur le bouton rouge '"Supprimer" en bas de page. Cette action est irréversible mais vous pourrez recréer une nouvelle intervention si cela est nécessaire.