Pour chaque nouvelle réservation validée, nous vous envoyons automatiquement un mail avec les coordonnées des voyageurs : nom, adresse mail et n° de téléphone. Pour vous organiser au préalable, il est conseillé de prendre les devants alors contactez-les en amont de leur arrivée pour planifier leur séjour. Ils se sentiront accueillis chaleureusement avant même d’être sur place !
Lorsque vous envoyez un message aux voyageurs (sms ou mail), nous vous conseillons vivement d’indiquer vos coordonnées directes (mail et/ou téléphone) afin qu’ils puissent vous joindre plus facilement et vous faire un retour rapide.
En effet, sans cela, il se peut qu’ils répondent via la messagerie interne des plateformes, auxquelles seules nos équipes ont accès -> ce qui entraîne un délai de traitement plus long.
Exemple :
“Bonjour, je suis … (votre prénom), j’aurai le plaisir de vous accueillir à … (nom du logement) que vous avez réservé du ... au ... . Je vous remercie de me contacter directement au 06… ou par mail à …@....fr pour organiser les derniers détails avant votre arrivée et vous accueillir dans les meilleures conditions*. Merci et à très bientôt. Bien à vous, … (votre prénom).”
Version anglaise :
"Hello, I am … (votre prénom), I will have the pleasure of welcoming you to … (nom du logement) that you have booked from ... to ... .Please contact me directly at +336... or by email at ...@....fr to organise the last details before your arrival and to welcome you in the best conditions*. Thank you and see you soon. Kind regards, … (votre prénom).”
Vous pouvez aussi ajouter les éléments que vous avez besoin de connaître en avance (heure d’arrivée pour remise des clés*, location linge de lit/toilette si proposé en option, etc).
*Un sms automatique leur est envoyé pour vous aider à obtenir cette info.
Je n’ai pas de retour des voyageurs malgré mes différents messages pour organiser leur arrivée.
Dans la plupart des cas, les voyageurs répondent mais que faire si vous n’avez aucune information de leur part malgré vos relances ?
Le numéro de téléphone et l’adresse mail sont-ils corrects ? En savoir plus en consultant les 2 articles ci-dessous :
Le numéro de téléphone des voyageurs semble erroné, que faire ?
Pourquoi certains e-mails ont-ils un format particulier ?
Si malgré cela, toujours pas de nouvelles, pas de panique ! Cela peut arriver que certains voyageurs ne se manifestent que tardivement… Si vous avez un doute sur les coordonnées, contactez notre service assistance.
Les voyageurs ne se présentent pas au logement à l’heure prévue, souhaitent arriver après les heures de check-in établies...
Ce genre de situation peut arriver aussi, ce sont les aléas de l’hébergement touristique… Rappelons quelques éléments de base :
- Les heures d'arrivée et de départ sont une obligation contractuelle, acceptée par le voyageur au moment de la réservation.
- Vous pouvez accepter une certaine souplesse mais ce n'est pas un dû. Vous avez la liberté d’accéder ou non à des demandes d’arrivées en dehors des horaires établis. C’est important de vouloir rendre service bien sûr mais tant que cela est faisable pour vous et ne vous pénalise pas trop dans votre organisation.
- Il est de la responsabilité des voyageurs de choisir des locations avec arrivées flexibles s’ils ne sont pas sûrs de leur organisation.
En cas de non-présentation ou abus (“j’arriverai à 23h ce soir finalement”), rien ne vous empêche de rappeler aux voyageurs certaines conditions. Exemples :
"Désolée d'apprendre que vous ne pouvez pas respecter les heures de check-in que vous avez acceptées à la réservation. Les heures mentionnées dans l'annonce sont une obligation contractuelle pour l'hôte et le voyageur.
Si vous n'êtes pas en mesure d'être là dans cette tranche horaire, je vous invite à trouver un autre lieu pour dormir la 1ère nuit et m'indiquer à quelle heure vous arriverez le jour suivant, afin que je puisse vous accueillir en personne. Bien à vous”
“Bonjour, nous avions rdv à 15h30 pour la remise des clés et je n’arrive pas à vous joindre. Merci de me contacter rapidement afin de programmer un autre horaire, sans quoi je ne serai peut-être pas en mesure de vous accueillir tout de suite. Bien à vous”
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